Lista de invitados para boda: plantilla en Excel y Google Sheets

La lista de invitados decide más cosas de tu boda de las que parece: el tamaño del lugar, el número para el banquete, cuántas mesas, cuántas invitaciones. Y es la parte que más se mueve: entra un primo, sale un compañero de trabajo, alguien pregunta si puede llevar a su novio.

Aquí te contamos cómo armarla, cómo recortarla sin pelearte con nadie y qué fechas cuidar. Y te dejamos una plantilla gratis, en Excel y en CSV, que también puedes abrir en Google Sheets.

Qué columnas lleva la lista

La regla más útil: una fila por invitación, no por persona. Una familia de cuatro es una fila con 2 adultos y 2 niños. Así sabes cuántas invitaciones mandas y cuántos lugares ocupas, sin contar dos veces.

“Adultos” y “Niños” son los lugares que tú ofreces. “Personas que van” es lo que te contestan. Separarlas te deja ver de un vistazo cuántos lugares quedan libres.

Cómo armarla, paso a paso

1. Pon un número antes de poner nombres. Sale de dos cosas: cuánta gente cabe en el lugar que te gusta y para cuántos te alcanza el banquete. Si empiezas por los nombres, la lista crece hasta donde quiera.
2. Repártelo. Acuerden cuántos lugares son para la familia de cada uno, cuántos para sus amigos y si los papás van a invitar a alguien por su cuenta. No tiene que ser mitad y mitad; tiene que estar hablado.
3. Escribe a todos, por grupos. Primero sin filtro: familia cercana, familia, amigos, trabajo, amigos de los papás. La columna “Grupo o familia” sirve para esto.
4. Cuenta lugares, no nombres. Llena adultos y niños en cada fila y mira el total. Casi siempre te pasas, y está bien: para eso sigue el recorte.
5. Revísala juntos y con los papás. Es más fácil discutir una hoja con números que una lista de memoria.

Cómo recortar la lista

Recortar duele menos cuando hay reglas y se aplican igual para los dos lados. Algunas que funcionan:

• La regla del último año. Si en el último año no se han visto ni han hablado, probablemente no tiene que estar.
• Trabajo: todos o el equipo cercano. Invitar a la mitad de la oficina se nota más que no invitar a nadie.
• Una regla para los acompañantes. Por ejemplo, solo parejas que ya viven juntas o que llevan cierto tiempo. Lo que decidas, aplícalo igual a todos.
• Una regla para los niños. Todos, solo la familia cercana o ninguno. Más abajo hablamos de esto.
• Los invitados de los papás, con cupo. Si ellos ponen parte de la boda, es normal que inviten a alguien. Dales un número y que ellos escojan.
• Una lista B, con fecha. Si alguien de la primera lista no puede ir, invitas a alguien de la segunda. Funciona solo si las invitaciones de la lista B salen con tiempo, antes de la fecha límite para confirmar.

Niños y acompañantes

Son las dos preguntas que más llegan después de mandar la invitación. Se evitan igual: decide la regla antes y escribe en cada invitación cuántos lugares tiene.

• Los niños. Si invitas a algunos, en la plantilla ponlos en la columna “Niños” de su familia, para que el total te diga cuántos son. Pregúntale a tu banquete si cuentan o cobran igual que un adulto.
• Los acompañantes. Si a alguien le das lugar para acompañante, ponle 2 en “Adultos” y escribe en “Notas” el nombre de la pareja cuando lo sepas. Si no hay lugar, la invitación dice “para 1 persona” y no hace falta explicar más.
• Cómo decirlo. Si tu boda es solo para adultos, tenemos frases para una boda sin niños y textos completos con niños y sin niños.

Las fechas que hay que cuidar

La lista no se hace en un día. Estos son los momentos en los que cambia:

• Antes de apartar el lugar: un número aproximado, para saber qué tan grande lo buscas.
• Antes de mandar las invitaciones: la lista cerrada, con lugares por invitación. Para una boda en tu ciudad, se suelen mandar dos o tres meses antes; si tus invitados viajan, manda antes un aviso para apartar la fecha.
• La fecha límite para confirmar: antes del día en que el banquete o el lugar te piden el número final, con margen para los que confirman tarde. Pregúntales desde el principio cuándo es ese día.
• Unos días antes de esa fecha límite: filtra la columna “Confirmó” por “Pendiente” y escríbele a cada uno.
• Cuando ya tengas las confirmaciones: acomoda las mesas y llena la columna “Mesa”.
• El número final: el total de “Personas que van” es el que le das al banquete. Súmale a los proveedores que van a comer, si tu banquete los cuenta aparte.

Cómo usar la plantilla en Excel o Google Sheets

La plantilla trae algunas filas de ejemplo para que veas cómo se llena. Bórralas y escribe las tuyas.

En Excel

• Abre el archivo .xlsx. La hoja “Invitados” es la lista; la hoja “Totales” suma sola cuántas invitaciones hay, cuántos lugares, cuántos confirmaron, cuántos van y cuántos faltan por contestar.
• Las columnas “Lado”, “Invitación enviada” y “Confirmó” tienen una lista para escoger, así los totales no fallan por una palabra mal escrita.
• Usa los filtros del encabezado para ver solo lo que necesitas: los pendientes, un lado, una mesa.
• Agrega filas debajo de las que ya hay; los totales las cuentan.

En Google Sheets

Si quieren llevar la lista entre los dos, o con su wedding planner, Google Sheets les deja editarla al mismo tiempo desde el celular. Para pasar la plantilla:

1. Abre una hoja de cálculo nueva en Google Sheets.
2. Ve a Archivo > Importar y sube el archivo .xlsx (o el .csv).
3. Escoge la opción Reemplazar la hoja de cálculo y haz clic en Importar.

Con el .xlsx se pasan las dos hojas, con sus totales. El .csv trae solo las columnas y los ejemplos, sin totales ni listas para escoger; úsalo si prefieres otro programa. Los pasos para importar están en la ayuda de Google.

Para compartirla, usa el botón Compartir y agrega el correo de tu pareja.

Cuando empiezan a llegar las confirmaciones

Lo que más ayuda es anotar cada respuesta el mismo día que llega. Si lo dejas para el fin de semana, se te juntan y alguien se pierde.

• Cuando alguien conteste, cambia “Confirmó” a Sí o No y escribe cuántos van en “Personas que van”. Si confirma menos lugares de los que tenía, ese número es el que cuenta.
• Si te dice que es vegetariano o tiene una alergia, anótalo en ese momento en “Restricciones alimenticias”. Tu banquete te lo va a pedir.
• Si te pregunta algo que no estaba en la invitación, anótalo en “Notas”: probablemente alguien más tiene la misma duda.

Si tu invitación es de te-invitamos, cada invitado te confirma con un botón que le abre WhatsApp con un mensaje para ustedes. Las respuestas te llegan a tu WhatsApp y la lista la llevas tú: esta plantilla es justo para eso. En la guía de cómo hacer invitaciones digitales hay más ideas para que confirmen a tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos invitados debo tener?

No hay un número correcto. Sale de lo que cabe en el lugar que quieres, de lo que te alcanza para el banquete y de cuánta gente quieren ver ese día. Pon el número primero y deja que la lista se acomode a él.

¿Es mejor una fila por persona o por familia?

Por invitación. Cada fila es una invitación que mandas, con sus lugares. Así el número de filas es el número de invitaciones, y la suma de lugares es el número de personas.

¿Los proveedores cuentan en la lista?

En la de invitados, no. Pero si el fotógrafo, el video o la planner van a comer, avísale al banquete al dar el número final. Puedes agregarlos al final de la hoja, con una nota.

¿La plantilla tiene algún costo?

No. Descárgala, cámbiala como quieras y compártela con quien te ayude con la boda.